La gestion du changement

Faire face aux changements demandés ou imposés

Les changements font partie de notre quotidien et en gestion de projet ils font pratiquement tout le temps partie du projet, peu importe le nombre d’efforts que nous avons mis pour les éviter.

Ce que le mot changement implique

En gestion de projet, le mot changement implique une modification assez majeure pour avoir un impact sur un des aspects du projet. Ce changement se produit pendant la production du projet ce qui impacte directement la finalité du projet en soi.

Un changement peut concerner le contrat, le personnel, le temps, le budget ou alors l’évolution des besoins du client. Le chapitre sur la gestion des changements de Nguyen et Genest présente les outils les plus importants pour que le gestionnaire de projet puisse bien comprendre la nature des changements et comment réagir afin de mieux les traiter.

Les principaux principes du changement

Afin de bien intégrer et accepter les changements, il existe 3 principes fondamentaux.

Premièrement, les demandes de changement sont un signe de vitalité. Elles sont tout à fait normales et vaut mieux les voir comme une règle, qu’une exception ou même un échec de l’évaluation initiale des besoins. Il est normal que le promoteur ne puisse pas tout prévoir et voir au début du mandat, de plus des changements dans l’environnement externe peuvent faire en sorte qu’un changement sera bénéfique pour le projet.

Deuxièmement, les demandes de changements doivent avant tout faire face à une évaluation rigoureuse, car elles ont bien souvent des impacts. C’est au promoteur de choisir si ça en vaut réellement la peine.

Et finalement, la gestion des changements fait toute la différence. Le gestionnaire devra appliquer les méthodes de gestion du changement à la lettre afin de pouvoir mener avec succès le projet à terme.

 

Les sources du changement

Afin de pouvoir évaluer les demandes de changement, il faut bien comprendre la source.

  • Par le mandataire : Le mandataire peut se retrouver à faire une demande de changement pour plusieurs raisons. Une loi peut arriver et l’obliger à modifier une fonction. Par exemple lors de la conception d’un site web immobilier, une loi concernant les durées d’hypothèque a passé au Québec, 24h avec la mise en ligne le mandataire s’est vu obligé de demander une révision de tous les calculateurs hypothécaires. L’évaluation du temps par le mandataire peut également lui réserver plusieurs surprises qui peuvent se retourner contre lui.
  • Par le promoteur : Pour une raison ou une autre, le mandataire peut faire une demande de changement dans le but d’améliorer son projet. Il peut décider de faire un changement afin d’accélérer la livraison du projet si connaît la date de sortie d’un concurrent par exemple. Il peut également demander de retarder la sortie du projet pour ne pas avoir à payer tout de suite. Finalement, il peut faire une demande de changement impliquant l’ajout d’une fonctionnalité, car c’est la mode de l’heure.
  • Ou alors les changements imposés par les circonstances : Un changement imposé par les circonstances peut simplement représenter la démission d’un membre de l’équipe de projet. Si une situation comme celle-ci se produit, le temps de livraison sera retardé.

Pourquoi vouloir gérer le changement?

Darwin a dit : « Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus fortes, ni les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent le mieux aux changements». Une étude menée par le Conference Board.org a révélé que bien souvent c’est l’humain qui est au centre du succès d’un projet.

Au numéro 1 se trouve la résistance au changement, il va de soi que d’accepter de gérer le changement est un grand pas, mais il faut savoir le gérer adéquatement pour pouvoir encore croire au succès du projet.

Selon Gérard Monpin, vaut mieux alors passer de la gestion de la certitude au management de l’incertitude. ( Conduire le changement, http://www.project-management.ch/portail/downloads/Conduire_le_changement.pdf , consulté le 21 novembre 2012)

Évaluer les impacts d’un changement

Ce que ça implique au niveau des coûts, des délais et des ressources qui y seront affectées. En agence, les ressources travaillent souvent à plusieurs projets à la fois. Les impacts d’un changement d’un projet affectent bien souvent le reste de la production.

Traiter la demande et mettre en œuvre les changements

Un changement, peu importe sa nature, vient troubler le projet, son budget, ses délais, mais également le moral des troupes. Un projet qui s’éternise ou alors le fait de changer ou de recommencer quelque chose que nous avons déjà fait peu irriter l’équipe de projet et il va de soi que le rôle de motivateur du gestionnaire de projet devient primordial.

Bien que les changements doivent être traités, la capacité du chargé de projet à garder une distance avec le promoteur sera un élément clé dans l’intégration d’un changement. Si la demande est trop facile le client pensera ensuite qu’il s’agit d’un buffet à volonté ou l’on peut piger sans conséquence. Alors que si la demande est trop difficile, la relation entre le gestionnaire et le client pourra devenir tendu et les autres membres de l’équipe de projet le ressentiront.

Faire des demandes de changement officiel : un document ça fait peur, ça rend officiel et ça fait réfléchir le mandataire sur la nature du changement demandé. Vaut mieux traiter le changement de façon trop officiel que de le prendre à la légère.

Lorsque la demande sera traité et qu’on décidera de procéder au changement, tout aura été calculé et l’équipe se sentira guidé dans cet imprévu.

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