Contrer la suppression automatique des courriels, est-ce possible?

 Oui, en envoyant moins de messages. Tout simplement. Et comment réussir à diffuser tout de même toutes ces informations? Dans l’entreprise où je travaille, le magazine électronique s’est avéré la solution adéquate.  Publié périodiquement et rendu disponible sur le bureau d’ordinateur des employés, il propose un grand nombre d’articles qui traitent de sujets qui autrement auraient fait l’objet d’autant de courriels.  Pourquoi serait-il plus efficace et plus intéressant? Parce que ce moyen de communication parle aux gens au bon moment et dans un langage moins formel.

En tant que spécialiste des communications dans une grande entreprise,  j’ai constaté qu’une grande quantité de messages électroniques en provenance de l’administration arrivait dans ma boite de réception plusieurs fois par semaine et sans chronologie précise. En utilisant le logiciel Twelve Horses, nous avons obtenu des statistiques et avons découvert que pour chaque courriel envoyé, moins de 12% des employés les ouvrent et qu’environ 3% cliquent sur les hyperliens disponibles.  Considérant l’implication nécessaire de nombreuses ressources internes: écriture  par le département des communications, correction et traduction par le service linguistique, mise en page via l’infographie, c’est beaucoup à lire et c’est beaucoup de travail aussi.

Ces constats suscitent des questions : pourquoi les gens suppriment-ils ces courriels?  L’information diffusée est-elle pertinente? Dans un sondage sur le terrain, le personnel répond que les renseignements sont appropriés, mais pertinents seulement quand ils ont un impact direct sur leur vie au travail.  Parlant du courriel qui traite de la méthode de remboursement des assurances, un employé s’explique : « quand tu n’en as pas besoin immédiatement, tu ne le lis pas attentivement, tu n’archives même pas la communication.  Mais le moment où tu as une grosse facture à te faire créditer, et bien là, tu cherches! Et tu souhaites obtenir en un clic la marche à suivre pour recevoir ton chèque. »

L’inspiration nous est venue de lieux partagés du bureau, les cafétérias et les coins café. De vieilles revues traînent sur les tables, et, peu importe le sujet, tout le monde les lit. C’est  ce qui a fait germer l’idée d’un magazine à l’interne comme canal de communications pour l’administration.

Appuyé par une campagne d’affichage, le premier numéro est sorti à l’automne et le taux de lecture ainsi que les commentaires recueillis furent satisfaisants pour aller de l’avant avec le projet. Nombreux sont ceux qui jasent du magazine et de son contenu.  Nous n’avons pas besoin de chercher les sujets à couvrir dans la prochaine édition, ils nous sont directement proposés ou nous les entendons dans les conversations de corridors…

Et vous? Recevez-vous trop de courriels concernant la vie de bureau? Comment réussissez-vous à conserver et circonscrire toutes ces informations? Seriez-vous intéressé à lire un magazine électronique de votre entreprise?

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