Les wikis au profit de la gestion de projets : oui mais…

Cet article fait référence au texte d’Ali Ouni  »Une étude expérimentale des usages des wikis en entreprise, dans la mouvance du Web ».[1]  Cette étude avait pour but d’expérimenter l’usage du wiki dans un contexte de gestion de projet.  L’auteur présente cet outil de collaboration à travers le concept du web 2.0 qui, selon lui, comporte des éléments d’influence dans les méthodes de collaboration lors de la mise en oeuvre d’un projet.  M.Ouni parle notamment de la dimension sociale, de l’ouverture et de la transparence qu’offre le Web 2.0 dans une approche décentralisée et des technologies qu’il qualifie de simples et légères.  Il place les wikis au centre du processus de partage des connaissances dans un environnement collaboratif et nous présente cet outil comme un espace ouvert permettant la convergence de l’information ce qui permettrait une meilleure structure et l’amélioration de l’efficacité dans la réalisation d’un projet.

Considérant la conclusion de cette étude, nous pouvons nous interroger sur la pertinence de cet outil dans tout processus de gestion de projet.  Même si, à priori, cela peut sembler une solution à bien des problèmes pour un gestionnaire de projets averti pour qui la technologie et les nouvelles méthodes de travail font partie de son quotidien, l’implantation des wikis peut s’avérer plus difficile dans certains contextes.  De plus, lancer une plateforme de collaboration ne comporte pas seulement que des avantages comparativement à une solution davantage 1.0 tel que présenté par l’auteur.

Le web 2.0 : l’ère de la collaboration

Reportons-nous il y a quelques années, à l’époque où le web était davantage une source d’information qu’un outil collaboratif.   Comment la connaissance se partageait-elle à travers la communauté?  Et bien avant l’arrivée de la seconde génération du web, toutes ces questions trouvaient réponse en une diffusion passive et unidirectionnelle de l’information sur la toile : c’était l’ère du web 1.0.  Aujourd’hui le Web 2.0 fait partie de notre quotidien tant au niveau de notre divertissement que pour le travail.  L’individu n’est plus seulement récepteur face à l’infomation, il en est aussi le créateur.  Le partage de la connaissance se fait via des échanges et de la collaboration à travers la communauté Internet.  La passivité fait désormais place à l’interactivité et à une diffusion de l’information bidirectionnelle où l’utilisateur participe au développement de l’information et n’est plus seulement spectateur de cet outil mais aussi acteur et créateur de contenu.  Si on se réfère à l’étude présentée précédemment, M. Ouni parle de « […] l’adoption progressive d’un nouveau modèle social de participation et de contribution des internautes. Le contenu appartient de plus en plus aux consommateurs de l’information, devenus également les producteurs de cette information. »[2]  Cette façon d’interagir s’est installée dans les pratiques des internautes et fait maintenant partie du quotidien de bien des gens.  Ce concept d’interractivité et de partage de contenu n’est plus unique seulement au web, mais il s’est aussi implanté dans les méthodes de travail et différents outils de collaboration.

La connaissance : un réel enjeu en gestion de projet

Au niveau pratique, qu’est-ce que cela veut dire ?  Lors de la mise en œuvre d’un projet, l’information et l’échange de la connaissance au sein de l’équipe est sans doute un des éléments les plus importants  à gérer.  M. Ouni fait référence au Knowledge Managament (KM) dans sont étude. Trop souvent dans un projet le KM se traduit par des échanges, parfois exagérés, de courriels entre les membres de l’équipe de projet.  Cette méthode d’échange d’information nous est apparue à l’ère du Web 1.0 et demeure un outil de travail très utile mais il faut l’adapter.  Cette méthode de communication et de partage devrait se combiner à des outils collaboratifs où l’accès à l’information se fait plus rapidement tout en ayant une vue d’ensemble du projet.  Par les wikis, les membres de l’équipe vont passer plus de temps à travailler directement sur le projet qu’à formater des documents à envoyer de façon formelle. Il est important de considérer le travail d’équipe comme un tout et de prendre en compte ce que chacun des membres peut apporter.  C’est dans cette optique que la collaboration prend tout son sens.

Lorsque l’on parle du partage de connaissances ou d’information, il est important de considérer la notion de transparence et de collaboration.  Ce n’est pas un hasard si plusieurs plateformes de collaboration ont fait leur apparition sur le web pour permettre une meilleure gestion de l’information ainsi qu’une plus grande accessibilité des membres du projets aux éléments essentiels permettant d’être plus efficaces dans leur travail.   Cette notion de collaboration et de transparence est bien présentée par Philip Evans et Bob Wolf dans l’article du Buisiness Review  » Collaboration Rules« .  Par les cas présentés dans ce texte, les auteurs démontrent bien comment le travail d’équipe et le partage d’information peut donner des résultats surprenants dans un contexte où le temps est un enjeu majeur.  De plus, on parle aussi des effets collatéraux d’une collaboration en entreprise qui, selon eux, peut engendrer une meilleure organisation, l’enrichissement de la connaissance collective et par conséquent une motivation plus grande ainsi qu’un plus haut niveau de confiance entre les membres, dû à la réputation des membres qui est mise en jeu.

Dans la pratique

Concrètement, qu’est-ce que le wiki peut fournir comme avantage lorsque l’on veut favoriser la collaboration ?  Le principe de base du wiki est qu’il fournit une plateforme ouverte à travers laquelle les membres peuvent contribuer en y ajoutant de l’information de leur cru.  Le fait que ce soit un système ouvert permet donc un accès plus facile à l’information et surtout à la création de contenu.  Toutefois, implanter un système ouvert peut créer certaines réticences dans une équipe.  Si nous prenons l’exemple des courriels, l’information demeure très fermée et destinée à un nombre restreint d’individus et donc sans trop d’engagement de la part de l’émétteur.  Par contre dans une plateforme ouverte où tous les membres de l’équipe peuvent consulter l’information, la pertinence ainsi que la qualité de l’information partagée peut devenir un enjeu important.  C’est donc sur ce point que le changement de pratique peut apporter quelques ajustements dans la perception des membres de l’équipe.  De plus, dans un contexte où le temps demeure un enjeu important, l’utilisation des wikis peut s’avérer une bonne solution qui apportera certainement une économie de temps en permettant un partage d’information instantanément et surtout accessible en tout temps en gardant tout l’historique du projet, ce qui est parfois difficile avec d’autres méthodes.

La notion de changement n’est pas à négliger dans la mise en place d’une telle pratique.  Au sein de grandes entreprises, les méthodologies de travail sont parfois bien ancrées depuis longtemps et la résistance au changement bien présente.  Si nous sommes convaincus qu’un changement peut apporter plusieurs éléments positifs au sein de l’entreprise, ceci ne créera pas nécessairement une adhésion envers les nouvelles pratiques.  Souvent, il y a un travail à faire, parfois considérable, pour que les gens s’intéressent et adoptent ce changement.  Au même titre que la mise en place d’un nouvel Intranet dans une grande entreprise, certaines personnes n’auront pas besoin d’un gros effort pour utiliser la nouvelle plateforme. Par contre, d’autres auront besoin de plus d’attention pour  intégrer ce nouvel environnement à leurs pratiques.  Dans un tel contexte, il est important de proposer une certaine structure de base. Une plateforme complètement ouverte peut occasionner un manque de structure de la part des membres de l’équipe et ainsi provoquer une réticence à utiliser cette pratique.

De plus, le gestionnaire de projet peut avoir à alimenter la plateforme pour favoriser l’encadrement et une structure plus facile.  L’information et la documentation sont aussi des éléments clés à c0nsidérer avant la mise en place d’un tel outil.  Il est essentiel de démontrer les avantages à utiliser une telle approche non seulement pour le projet, mais aussi dans la pratique quotidienne de chacun des membres de l’équipe.  Dans cette optique, il faut rester à l’écoute des commentaires en cours de route et être en mesure de s’ajuster et proposer des ajustements s’il y a lieu.

Bref, comme l’étude de Ali Ouni nous démontre, l’utilisation du wiki est définitivement un plus dans les pratiques de gestion de projets.  La collaboration propulsée par les pratiques du Web 2.0 est sans doute la solution à une demande de productivité grandissante appuyée par l’appropriation des technologies tributaire d’une génération vivant à l’ère des médias sociaux et du partage continu d’information à travers la communauté.  Par contre, il ne faut pas oublier que l’intégration d’un outil comme le wiki au sein d’une équipe de projet peut comporter certains défis qui, bien abordés, pourront être relevés et permettre la mise en place de ces nouvelles pratiques.

sources :

Ouni, A. 2008. «Une étude expérimentale des usages des wikis en entreprise dans la mouvance du Web
2.0», dans A. Dudezert, et I. Boughzala, Vers le KM 2.0: quel management des connaissances.
Imaginer pour faire face aux défis futurs, Paris, Vuibert, p. 55-75.

Evans, P. & Wolf B. (2008) . Collaboration Rules. Harvard Business Review

Hobbs, J. 2009. «HOW TO: Use Wikis for Business Projects». Mashable: The Social Media Guide. En
ligne. http://mashable.com/2009/07/01/wikis-business-projects/


[1] Ouni, A. 2008. «Une étude expérimentale des usages des wikis en entreprise dans la mouvance du Web
2.0», dans A. Dudezert, et I. Boughzala, Vers le KM 2.0: quel management des connaissances.
Imaginer pour faire face aux défis futurs, Paris, Vuibert, p. 55-75.

[2] Idem


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